Regulamin programu "Praktyki u Marszałka"

§ 1 Postanowienia ogólne

1. W Urzędzie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego w Warszawie, zwanym dalej „Urzędem”, organizowane są praktyki studenckie, zwane dalej „praktykami”.
2. Praktyki organizowane są w dwóch turach:
   1. pierwsza tura – w miesiącach lipiec-sierpień;
   2. druga tura – w miesiącach sierpień-wrzesień.
3. W praktykach mogą wziąć udział osoby, które spełniają wszystkie poniższe wymagania:
   1. posiadają status studenta studiów stacjonarnych (dziennych) licencjackich, inżynierskich lub magisterskich uczelni wyższych publicznych i prywatnych znajdujących się na terenie województwa mazowieckiego;
   2. są w wieku poniżej 26 roku życia, co najmniej do ostatniego dnia trwania praktyk;
   3. posiadają zaliczony pierwszy semestr studiów;
   4. mieszkają na terenie województwa mazowieckiego.
4. W praktykach nie mogą wziąć udziału osoby będące studentami studiów doktoranckich.
5. Osoba zakwalifikowana do danej edycji praktyk, może realizować praktyki tylko w jednej turze, z zastrzeżeniem ust. 6.
6. Dopuszcza się możliwość realizacji przez osobę zakwalifikowaną do danej edycji praktyk, więcej niż jednej tury za zgodą Sekretarza Województwa – Dyrektora Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie, zwanego dalej Sekretarzem Województwa – Dyrektorem Urzędu lub osoby upoważnionej, w przypadku zgłoszenia się mniejszej liczby chętnych niż przewidziana liczba miejsc praktyk lub rezygnacji wybranego kandydata z praktyk.
7. Pojedyncza tura praktyk trwa 30 dni roboczych (półtora miesiąca), obejmuje 210 godzin zegarowych (7 godzin dziennie) i odbywa się od poniedziałku do piątku w godzinach pracy Urzędu (tj. pomiędzy godziną 8 a 16).
8. W uzasadnionych przypadkach, dopuszcza się możliwość realizacji praktyki w innych godzinach niż wskazane w ust. 7, jeśli zmiana godzin wynika z organizacji pracy w danej komórce organizacyjnej (tj. pomiędzy godziną 7 a 16).

§ 2. Zasady rekrutacji

1. Proces rekrutacji na praktyki, zwany dalej „rekrutacją”, rozpoczyna się naborem wniosków zgłoszeniowych, który trwa trzy tygodnie i skończy się najpóźniej do końca kwietnia, w roku, w którym odbywają się praktyki.
2. Informacje o procesie i harmonogramie rekrutacji umieszczane są na stronie internetowej Samorządu Województwa Mazowieckiego www.mazovia.pl, zwanej dalej „stroną internetową”.
3. Osoby zainteresowane realizowaniem praktyki w Urzędzie, zobowiązane są do:
   1. rejestracji na praktyki poprzez założenie indywidualnego konta na stronie internetowej, o której mowa w ust. 2;
   2. wypełnienia i przesłania wniosku zgłoszeniowego wraz z oświadczeniem, którego wzór stanowi załącznik do regulaminu (skan własnoręcznie podpisanego dokumentu-załącznik w formacie pdf.) w formie elektronicznej poprzez indywidualne konto.
4. Przesłanie wniosku wraz z oświadczeniem w sposób, o którym mowa w ust. 3 pkt 2 jest jednoznaczne z wyrażeniem woli realizacji praktyk.
5. Wnioski można wypełniać i przesyłać wyłącznie w czasie trwania rekrutacji, zgodnie z harmonogramem, o którym mowa w ust 2. W terminach innych niż wskazane w harmonogramie, wniosek będzie nieaktywny.
6. Wnioski bez załączonego oświadczenia, wnioski wypełnione i dostarczone w inny sposób niż wskazany w ust. 3 lub wnioski złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
7. O terminie dostarczenia wniosku decyduje data i godzina jego przesłania.
8. Nad przebiegiem procesu rekrutacji czuwa komisja, zwana dalej „komisją”, wyznaczona przez Sekretarza Województwa – Dyrektora Urzędu.
9. Korespondencja w trakcie procesu rekrutacji pomiędzy kandydatem a komisją będzie się odbywać drogą elektroniczną poprzez indywidualne konto albo poprzez wiadomość e-mail.
10. Proces rekrutacji składa się z 3 etapów:
    1. weryfikacji przesłanych wniosków pod względem kompletności oraz kryteriów, o których mowa w § 1. Studenci spełniający te kryteria otrzymają wiadomość drogą elektroniczną o zakwalifikowaniu się do następnego etapu rekrutacji;
    2. testu wiedzy o Mazowszu i Urzędzie w formie 10 pytań jednokrotnego wyboru. Przed przystąpieniem do testu kandydaci zostaną poproszeni o okazanie ważnych dowodów osobistych oraz legitymacji studenckich do wglądu komisji celem potwierdzenia danych zawartych we wniosku. Test odbędzie się w dwóch terminach w maju bieżącego roku, w siedzibie Urzędu. O terminach testu kandydaci zostaną poinformowani drogą elektroniczną z co najmniej 3-dniowym wyprzedzeniem;
    3. rozmowy rekrutacyjnej, w przypadku większej liczby kandydatów niż przewidziana liczba miejsc w danym wydziale/biurze. O terminach rozmów kwalifikacyjnych kandydaci zostaną poinformowani drogą elektroniczną.
11. W przypadku braku chętnych osób do realizacji praktyk w danej komórce organizacyjnej, zostanie uruchomiona rekrutacja uzupełniająca spośród osób, które złożyły wnioski, o których mowa w ust. 3 pkt 2 i uzyskały kolejno najwyższą liczbę punktów z testu wiedzy w procesie rekrutacji o którym mowa w ust. 10 pkt. 2, oraz wskazały departament/kancelarię/delegaturę, której obszar tematyczny jest zbieżny z zakresem zadań które będą realizowane we wskazanej przez praktykanta komórce organizacyjnej.
12. Nieusprawiedliwiona nieobecność lub spóźnienie na którykolwiek z etapów rekrutacji, o których mowa w ust. 10, będą równoznaczne z rezygnacją z podjęcia praktyki w Urzędzie.
13. W przypadku wystąpienia obiektywnych przyczyn nieobecności lub spóźnienia na którykolwiek z etapów rekrutacji, o których mowa w ust. 10, student zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania Urzędu o usprawiedliwionej nieobecności lub innej przyczynie uniemożliwiającej udział w danym etapie rekrutacji, w sposób określony w ust. 14.
14. Usprawiedliwienie, o którym mowa w ust. 13 należy przesłać drogą mailową na adres: praktyki@mazovia.pl w formie dokumentowej, nie później niż w terminie 2 dni licząc od dnia przeprowadzenia danego etapu rekrutacji.
15. Usprawiedliwienie zostanie przekazane do Sekretarza Województwa-Dyrektora lub osoby upoważnionej, która podejmie decyzję o możliwości przystąpienia do etapu rekrutacji w nowym terminie ustalonym indywidualnie.
16. O przyjęciu studenta na praktykę do danej komórki organizacyjnej decydują: przesłanie wniosku wraz z oświadczeniem, spełnienie kryteriów, o których mowa w § 1 ust. 3, wynik uzyskany z testu wiedzy o Mazowszu i Urzędzie oraz przebieg rozmowy kwalifikacyjnej w przypadku, o którym mowa w ust. 10 pkt 3.
17. O ostatecznym wyniku rekrutacji kandydaci zostaną poinformowani drogą elektroniczną, o której mowa w ust. 9.
18. Podczas rekrutacji dostęp do danych osobowych praktykantów będą miały wyłącznie osoby uprawnione do przetwarzania danych osobowych, a plik zawierający dane kandydatów będzie zabezpieczony cyfrowo.
19. Wraz z zakończeniem edycji programu Praktyki u Marszałka wnioski osób niezakwalifikowanych zostaną komisyjnie usunięte z systemów elektronicznych.
20. Osobami wyznaczonymi do kontaktów z kandydatami są członkowie komisji.

§ 3. Zasady udziału i zaliczenia praktyki

1. Z osobą, która przeszła proces rekrutacji, zwaną dalej „praktykantem”, na czas realizacji praktyki, zawierana jest umowa zlecenie.
2. Praktykant realizuje praktyki w wybranych przez siebie miesiącach, o których mowa w § 1 ust. 2, we wskazanym przez siebie departamencie/kancelarii/delegaturze, przy czym kierunek studiów powinien być zbieżny z zakresem zadań realizowanym we wskazanej przez praktykanta komórce organizacyjnej.
3. W uzasadnionych przypadkach, za zgodą Sekretarza Województwa - Dyrektora Urzędu lub osoby upoważnionej, istnieje możliwość realizacji praktyki w innych miesiącach niż wskazane w § 1 ust. 2.
4. Praktykant realizuje praktykę w siedzibach Urzędu lub miejscach, w których będą realizowane zadania danej komórki organizacyjnej w ramach pracy Departamentu, przewidziane w programach praktyk, z wyjątkiem miejsc wymagających środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego.
5. Praktykantowi z tytułu realizacji praktyki będzie przysługiwało wynagrodzenie za każdą godzinę wykonania zlecenia w wysokości minimalnej stawki godzinowej, według powszechnie obowiązujących przepisów.
6. Praktyka przebiega zgodnie z programem praktyki zaproponowanym przez departament/kancelarię/delegaturę, zaakceptowanym przez Sekretarza Województwa-Dyrektora Urzędu oraz opublikowanym na stronie internetowej.
7. W ramach praktyki, praktykanci mają możliwość zapoznania się z bieżącą pracą Urzędu, wykonując zadania administracyjno-biurowe.
8. Praktykanci zobowiązani są do:
   1. wykonania wstępnych badań lekarskich i dostarczenia orzeczenia lekarskiego o zdolności do pracy przed rozpoczęciem praktyki. Badania bezpłatnie można wykonać jedynie w placówkach wskazanych na skierowaniu. W przypadku wykonania badań w innych placówkach, Urząd nie zwraca kosztów;
   2. okazania we wskazanym terminie dokumentów tj. dowodu osobistego oraz ważnej legitymacji studenckiej, niezbędnych do przygotowania i zawarcia umowy zlecenia;
   3. obowiązkowego udziału w następujących szkoleniach:
      1. szkolenia wstępnego z dziedziny bezpieczeństwa i higieny pracy (instruktażu ogólnego) oraz instruktażu stanowiskowego przeprowadzonego przez kierownika wydziału/biura, w którym odbywa się praktyka;
      2. szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych;
      3. szkolenia z zasad bezpieczeństwa informacji obowiązujących w Urzędzie;
      4. innych szkoleń i instruktaży przewidzianych w programie praktyki;
   4. przestrzegania regulaminu pracy oraz innych aktów prawa wewnętrznego oraz zasad obowiązujących w Urzędzie;
   5. czynnego udziału i zaangażowania w realizowaną praktykę;
   6. udziału we wszystkich zaplanowanych spotkaniach z ekspertami odbywającymi się w siedzibie Urzędu;
   7. starannego wykonywania pracy powierzonej przez opiekuna praktyk;
   8. noszenia identyfikatora wydanego na czas praktyki;
   9. rozpoczęcia i zakończenia praktyki w zadeklarowanym terminie;
   10. przestrzegania tajemnic prawnie chronionych związanych z funkcjonowaniem Urzędu.
9. W przypadku naruszenia przez praktykanta obowiązków, o których mowa w ust. 8, realizowanie praktyki może być przerwane przez Urząd przed jej zakończeniem.
10. Praktykant realizuje praktykę pod kierunkiem opiekuna praktyk, a w przypadku nieobecności opiekuna praktyk pod kierunkiem innego wyznaczonego pracownika danej komórki organizacyjnej.
11. Praktykant podczas realizacji praktyk w Urzędzie, ma możliwość odpracowania spóźnienia lub wyjścia prywatnego w związku z nieprzepracowanym czasem pracy: od poniedziałku do piątku w godzinach pracy Urzędu (tj. pomiędzy godziną 8 a 16).
12. Opiekun praktyk zobowiązany jest w szczególności do:
    1. zapoznania praktykanta ze strukturą organizacyjną Urzędu, i innymi aktami prawa wewnętrznego oraz zasadami obowiązującymi w Urzędzie;
    2. omówienia z praktykantem wzajemnych oczekiwań;
    3. realizowania praktyki zgodnie z ustalonym programem;
    4. zapewnienia praktykantowi jak najlepszych możliwości wykorzystania posiadanej wiedzy i nabycia nowych umiejętności;
    5. udzielania praktykantowi na bieżąco wsparcia merytorycznego, informacji zwrotnej na temat osiąganych wyników, stopnia realizacji zadań, a także rozwijanych umiejętności;
    6. przeznaczenia w ciągu dnia pracy czasu wyłącznie dla praktykanta (w zależności od potrzeb, co najmniej 30 minut, m.in. na wytłumaczenie zleconych zadań, informację zwrotną dotyczącą sposobu ich realizacji).
13. Dokumentem poświadczającym ukończenie praktyki jest zaświadczenie o ukończonej praktyce studenckiej, które zawiera następujące informacje: imię i nazwisko praktykanta, czas trwania praktyk, wskazanie komórki organizacyjnej, w której była realizowana praktyka oraz główne zadania realizowane przez praktykanta.
14. Warunkiem otrzymania zaświadczenia, o którym mowa w ust. 13, jest zrealizowanie co najmniej połowy przewidzianych godzin praktyki.
15. Podstawą do wystawienia zaświadczenia o ukończeniu praktyki jest przedłożenie do Wydziału Szkoleń i Rozwoju Kompetencji:
    1. prawidłowo wypełnionych oświadczeń o przeprowadzeniu instruktażu stanowiskowego, zapoznaniu z regulaminem organizacyjnym Urzędu oraz regulaminem wewnętrznym departamentu/kancelarii;
    2. oświadczenia opiekuna praktyk o zrealizowaniu programu praktyki wraz z podaniem liczby zrealizowanych godzin praktyk;
    3. prawidłowo wypełnionego rachunku do umowy zlecenia podpisanego przez dyrektora departamentu/ kancelarii/delegatury, kierownika wydziału/biura, w którym praktykant realizował praktyki.

Ochrona danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych jest Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie, dane kontaktowe: Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie, ul. Jagiellońska 26, 03-719 Warszawa, tel. (22) 59 79 100, email: urzad_marszalkowski@mazovia.pl, ePUAP: /umwm/esp; Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można skontaktować się pod adresem e-mail: iod@mazovia.pl.
2. Dane osobowe:
   1. będą przetwarzane zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, zwanym dalej RODO), w związku z udziałem w rekrutacji do programu praktyk oraz organizacją praktyk w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego w Warszawie.
   2. mogą zostać udostępnione podmiotom świadczącym obsługę administracyjno-organizacyjną na rzecz Urzędu;
   3. będą przechowywane nie dłużej, niż to wynika z przepisów o archiwizacji,
      a w przypadku osób niezakwalifikowanych do realizacji praktyk będą przetwarzane nie dłużej niż czas trwania danej edycji praktyk;
   4. nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w celu podjęcia decyzji w sprawie indywidualnej.
3. W przypadkach i na zasadach określonych w RODO właścicielowi danych przysługuje prawo żądania:
   1. dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych;
   2. wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, na adres ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
4. Podanie danych osobowych przez osobę biorącą udział w rekrutacji jest nieobowiązkowe. Odmowa podania wymaganych danych uniemożliwi wzięcie udziału w procesie rekrutacji do programu „Praktyki u Marszałka”.