Regulamin programu "Praktyki u Marszałka"

§ 1.
Postanowienia ogólne

1. W Urzędzie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego w Warszawie, zwanym dalej „Urzędem”, organizowane są praktyki studenckie, zwane dalej „praktykami”.
2. Praktyki organizowane są w dwóch turach:
   1. pierwsza tura – w miesiącach lipiec-sierpień;
   2. druga tura – w miesiącach sierpień-wrzesień.
3. W praktykach mogą wziąć udział osoby, które spełniają wszystkie poniższe wymagania:
   1. posiadają status studenta studiów stacjonarnych (dziennych) niestacjonarnych (wieczorowych) licencjackich, inżynierskich lub magisterskich z wyłączeniem studiów realizowanych weekendowo (zaocznych);
   2. są w wieku poniżej 26 roku życia, co najmniej do ostatniego dnia trwania praktyk;
   3. posiadają zaliczony pierwszy semestr studiów;
   4. mieszkają na terenie województwa mazowieckiego;
   5. posługują się biegle językiem polskim w mowie i piśmie.
4. Osoba zakwalifikowana do danej edycji praktyk, może realizować praktyki tylko w jednej turze, z zastrzeżeniem ust. 5.
5. Dopuszcza się możliwość realizacji przez osobę zakwalifikowaną do danej edycji praktyk, więcej niż jednej tury za zgodą Sekretarza Województwa – Dyrektora Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie, zwanego dalej „Sekretarzem Województwa – Dyrektorem Urzędu”, lub osoby upoważnionej, w przypadku zgłoszenia się mniejszej liczby chętnych niż przewidziana liczba miejsc praktyk lub rezygnacji wybranego kandydata z praktyk.
6. Pojedyncza tura praktyk trwa 30 dni roboczych (półtora miesiąca), obejmuje 210 godzin zegarowych (7 godzin dziennie) i odbywa się od poniedziałku do piątku w godzinach pracy Urzędu (tj. pomiędzy godziną 8:00 a 16:00).
7. W uzasadnionych przypadkach, dopuszcza się możliwość realizacji praktyki w innych godzinach niż wskazane w ust. 6, jeśli zmiana godzin wynika z organizacji pracy w danej komórce organizacyjnej (tj. pomiędzy godziną 7:00 a 16:30).

§ 2.
Zasady rekrutacji

1. Proces rekrutacji do danej edycji praktyk, zwany dalej „rekrutacją”, rozpoczyna się naborem wniosków zgłoszeniowych, który trwa trzy tygodnie i kończy się najpóźniej 
   do końca kwietnia, w roku, w którym odbywają się praktyki.
2. Informacje o procesie i harmonogramie rekrutacji umieszczane są na stronie internetowej Samorządu Województwa Mazowieckiego www.mazovia.pl, zwanej dalej „stroną internetową”.
3. Osoby zainteresowane realizowaniem praktyki w Urzędzie, zobowiązane 
   są do:
   1. rejestracji na praktyki poprzez założenie indywidualnego konta na stronie internetowej;
   2. wypełnienia i przesłania wniosku zgłoszeniowego wraz z zaznaczonym oświadczeniem o spełnianiu kryteriów zawartych w regulaminie.  
4. Przesłanie wniosku wraz z oświadczeniem w sposób, o którym mowa w ust. 3 pkt 2 jest jednoznaczne z wyrażeniem woli realizacji praktyk.
5. Wnioski można wypełniać i przesyłać wyłącznie w czasie trwania rekrutacji, zgodnie z harmonogramem, o którym mowa w ust 2. W terminach innych niż wskazane w harmonogramie, wniosek będzie nieaktywny.
6. Wnioski bez zaznaczonego oświadczenia, wnioski wypełnione i dostarczone w inny sposób niż wskazany w ust. 3 lub wnioski złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
7. O terminie dostarczenia wniosku decyduje data i godzina jego przesłania.
8. Nad przebiegiem procesu rekrutacji czuwa komisja, zwana dalej „komisją”, wyznaczona przez Sekretarza Województwa – Dyrektora Urzędu.
9. Korespondencja w trakcie procesu rekrutacji pomiędzy kandydatem a komisją odbywa się drogą elektroniczną poprzez indywidualne konto albo poprzez wiadomość e-mail.
10. Proces rekrutacji składa się z 3 etapów:
    1. weryfikacji przesłanych wniosków wraz z oświadczeniami potwierdzającymi spełnianie kryteriów, o których mowa w § 1 ust.3. Studenci spełniający te kryteria otrzymają wiadomość drogą elektroniczną o zakwalifikowaniu się do następnego etapu rekrutacji;
    2. testu wiedzy o Mazowszu i Urzędzie w formie 10 pytań. Przed przystąpieniem 
       do testu kandydaci zobowiązani są do potwierdzenia swojej tożsamości zgodnie 
       z obowiązującymi przepisami prawa. Test odbędzie się w kilku terminach w maju 
       w roku, w którym odbywa się rekrutacja, w siedzibie Urzędu. O terminach testu kandydaci zostaną poinformowani drogą elektroniczną z co najmniej 3-dniowym wyprzedzeniem;
    3. rozmowy rekrutacyjnej, w przypadku większej liczby kandydatów niż przewidziana liczba miejsc w danym wydziale/biurze. O terminach rozmów kwalifikacyjnych kandydaci zostaną poinformowani drogą elektroniczną.
11. Dopuszcza się możliwość ponownego kontaktu z kandydatem, który został odrzucony na jednym z etapów o którym mowa w ust. 10 pkt 2 i 3 , w przypadku rezygnacji osoby zakwalifikowanej do kolejnego etapu lub już przyjętej do programu. W takiej sytuacji kandydat może zostać ponownie zaproszony do udziału w dalszych etapach rekrutacji lub do udziału w programie praktyk, o czym zostanie poinformowany 
    za pośrednictwem danych kontaktowych podanych w zgłoszeniu.
12. W przypadku braku chętnych osób do realizacji praktyk w danej komórce organizacyjnej, uruchomiona zostaje rekrutacja uzupełniająca spośród osób, które złożyły wnioski, o których mowa w ust. 3 pkt 2 i uzyskały kolejno najwyższą liczbę punktów z testu wiedzy w procesie rekrutacji, o którym mowa w ust. 10 pkt 2, oraz wskazały departament/kancelarię/delegaturę, której obszar tematyczny jest zbieżny z zakresem zadań, które będą realizowane we wskazanej przez praktykanta komórce organizacyjnej.
13. Nieusprawiedliwiona nieobecność lub spóźnienie na którykolwiek z etapów rekrutacji, o których mowa w ust. 10, będą równoznaczne z rezygnacją z podjęcia praktyki w Urzędzie.
14. Adres do korespondencji drogą mailową: praktyki@mazovia.pl.
15. O przyjęciu studenta na praktykę do danej komórki organizacyjnej decydują: przesłanie wniosku wraz z zaznaczonym oświadczeniem, spełnienie kryteriów, o których mowa w § 1 ust. 3, wynik uzyskany z testu wiedzy o Mazowszu i Urzędzie oraz przebieg rozmowy kwalifikacyjnej w przypadku, o którym mowa w ust. 10 pkt 3.
16. O ostatecznym wyniku rekrutacji kandydaci zostaną poinformowani drogą elektroniczną, o której mowa w ust. 9.
17. Podczas rekrutacji dostęp do danych osobowych praktykantów mają wyłącznie osoby uprawnione do przetwarzania danych osobowych, a plik zawierający dane kandydatów zabezpiecza się cyfrowo.
18. Wraz z zakończeniem edycji programu Praktyki u Marszałka wnioski osób niezakwalifikowanych zostaną komisyjnie usunięte z systemów elektronicznych.
19. Osobami wyznaczonymi do kontaktów z kandydatami są członkowie komisji.

§ 3.
Zasady udziału i zaliczenia praktyki

1. Na czas realizacji praktyki z praktykantem zawierana jest umowa zlecenie.
2. Praktykant realizuje praktyki w wybranej przez siebie turze, o której mowa w § 1 ust. 2, we wskazanym przez siebie departamencie/kancelarii/delegaturze, przy czym kierunek studiów powinien być zbieżny z zakresem zadań realizowanym we wskazanej przez praktykanta komórce organizacyjnej.
3. Praktykant realizuje praktykę w siedzibach Urzędu lub miejscach, w których będą realizowane zadania danej komórki organizacyjnej w ramach pracy Departamentu, przewidziane w programach praktyk, z wyjątkiem miejsc wymagających środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego.
4. Praktykantowi z tytułu realizacji praktyki będzie przysługiwało wynagrodzenie za każdą godzinę wykonania zlecenia w wysokości minimalnej stawki godzinowej, według powszechnie obowiązujących przepisów.
5. Praktyka przebiega zgodnie z programem praktyki wskazanym przez departament/kancelarię/delegaturę oraz opublikowanym na stronie internetowej.
6. W ramach praktyki, praktykanci mają możliwość zapoznania się z bieżącą pracą Urzędu, wykonując zadania administracyjno-biurowe.
7. Praktykanci zobowiązani są do:
   1. wykonania wstępnych badań lekarskich i dostarczenia orzeczenia lekarskiego o zdolności do pracy przed rozpoczęciem praktyki. Badania bezpłatnie można wykonać jedynie w placówkach wskazanych na skierowaniu. W przypadku wykonania badań w innych placówkach, Urząd nie zwraca kosztów;
   2. okazania we wskazanym terminie dokumentów niezbędnych do przygotowania 
      i zawarcia umowy zlecenia;
   3. obowiązkowego udziału w następujących szkoleniach:
      1. szkolenia wstępnego z dziedziny bezpieczeństwa i higieny pracy (instruktażu ogólnego) oraz instruktażu stanowiskowego przeprowadzonego przez dyrektora delegatury, kierownika wydziału/biura, w którym odbywa się praktyka,
      2. szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych,
      3. szkolenia z zasad bezpieczeństwa informacji obowiązujących w Urzędzie,
      4. innych szkoleń i instruktaży przewidzianych w programie praktyki;
   4. przestrzegania procedur i zasad obowiązujących w Urzędzie;
   5. czynnego udziału i zaangażowania w realizowaną praktykę;
   6. udziału we wszystkich zaplanowanych spotkaniach z ekspertami odbywającymi się w siedzibie Urzędu;
   7. starannego wykonywania pracy powierzonej przez opiekuna praktyk,
   8. noszenia identyfikatora wydanego na czas praktyki;
   9. rozpoczęcia i zakończenia praktyki w zadeklarowanym terminie;
   10. przestrzegania tajemnic prawnie chronionych związanych z funkcjonowaniem Urzędu.
8. W przypadku naruszenia przez praktykanta obowiązków, o których mowa w ust. 7, realizowanie praktyki może być przerwane przez Urząd przed jej zakończeniem.
9. Praktykant realizuje praktykę pod kierunkiem opiekuna praktyk, a w przypadku nieobecności opiekuna praktyk pod kierunkiem innego wyznaczonego pracownika danej komórki organizacyjnej. 
10. Praktykant podczas realizacji praktyk w Urzędzie, ma możliwość odpracowania spóźnienia lub wyjścia prywatnego w związku z nieprzepracowanym czasem pracy: 
    od poniedziałku do piątku w godzinach pracy Urzędu (tj. pomiędzy godziną 
    7:00 a 16:30).
11. Opiekun praktyk zobowiązany jest w szczególności do:
    1. zapoznania praktykanta ze strukturą organizacyjną Urzędu, aktami prawa wewnętrznego oraz zasadami obowiązującymi w Urzędzie;
    2. uczestniczenia w szkoleniach dedykowanych opiekunom przewidzianych w programie;
    3. omówienia z praktykantem wzajemnych oczekiwań;
    4. realizowania praktyki zgodnie z ustalonym programem;
    5. zapewnienia praktykantowi jak najlepszych możliwości wykorzystania posiadanej wiedzy i nabycia nowych umiejętności;
    6. udzielania praktykantowi na bieżąco wsparcia merytorycznego, informacji zwrotnej na temat osiąganych wyników, stopnia realizacji zadań, a także rozwijanych umiejętności;
    7. przeznaczenia w ciągu dnia pracy czasu wyłącznie dla praktykanta (w zależności 
       od potrzeb, co najmniej 30 minut, m.in. na wytłumaczenie zleconych zadań, informację zwrotną dotyczącą sposobu ich realizacji).
12. Dokumentem poświadczającym ukończenie praktyki jest zaświadczenie o ukończonej praktyce studenckiej, które zawiera następujące informacje: imię i nazwisko praktykanta, czas trwania praktyk, wskazanie komórki organizacyjnej, w której była realizowana praktyka oraz główne zadania realizowane przez praktykanta.
13. Warunkiem otrzymania zaświadczenia, o którym mowa w ust. 12, jest zrealizowanie co najmniej połowy przewidzianych godzin praktyki.
14. Podstawą do wystawienia zaświadczenia o ukończeniu praktyki jest przedłożenie do komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za realizację programu:
    1. prawidłowo wypełnionych oświadczeń o przeprowadzeniu instruktażu stanowiskowego, zapoznaniu z regulaminem organizacyjnym Urzędu oraz regulaminem wewnętrznym departamentu/kancelarii;
    2. oświadczenia opiekuna praktyk o zrealizowaniu programu praktyki wraz z podaniem liczby zrealizowanych godzin praktyk;
    3. prawidłowo wypełnionego rachunku do umowy zlecenia podpisanego przez dyrektora departamentu/ kancelarii/delegatury, kierownika wydziału/biura, w którym praktykant realizował praktyki.

§ 4.
Ochrona danych osobowych

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie, dane kontaktowe: Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie, ul. Jagiellońska 26, 03-719 Warszawa, tel. 22 59 79 100, urzad_marszalkowski@mazovia.pl, e-Doręczenia.
2. Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można skontaktować się mailowo na iod@mazovia.pl.
3. Państwa dane osobowe:
   1. będą przetwarzane zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanym dalej „RODO”, w związku z udziałem w rekrutacji do programu praktyk oraz organizacją praktyk w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego w Warszawie.
   2. mogą zostać udostępnione podmiotom świadczącym obsługę administracyjno-organizacyjną na rzecz Urzędu.
   3. będą przechowywane nie dłużej, niż to wynika z przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, a w przypadku osób niezakwalifikowanych do programu praktyk - będą przetwarzane nie dłużej niż na czas trwania danej edycji praktyk;
4. W granicach i na zasadach opisanych w przepisach prawa przysługuje Państwu prawo żądania:
   1. dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych;
   2. złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne. Niepodanie danych uniemożliwi natomiast wzięcie udziału w procesie rekrutacji do programu „Praktyki u Marszałka”.